BuchhaltungKünstliche Intelligenz

Die digitale Belegverarbeitung ist in den Unternehmen und Steuerberatungskanzleien angekommen. Mittels künstlicher Intelligenz (kI) können jetzt wesentliche Schritte dabei automatisiert und Schwächen bisheriger Systeme ausgebügelt werden. Die Erwartungen an die Schubkraft der künstlichen Intelligenz sind groß und – wie sich zeigt – berechtigt!

Unabhängig davon ob ein Beleg digitalisiert wird oder originär digital eingeht, die Rechnungsverarbeitung kann über künstliche Intelligenz automatisiert werden. Der Nutzen für Kanzlei und Unternehmen ist enorm.

Künstliche Intelligenz wird genutzt, um zeitaufwendige und fehleranfällige Arbeiten zu automatisieren: Seitentrennung in digitalen Stapeln, Datenextraktion und Belegbuchung. Im Folgenden wird dargestellt, wie diese Arbeiten bislang erledigt werden mussten und wie es mit künstlicher Intelligenz besser geht.

 

Rechnungen automatisch verarbeiten – künstliche Intelligenz für die Seitentrennung

Die Ausgangslage: Die Belege sind digitalisiert und gespeichert. Die Datei enthält ein paar oder mehrere hundert Seiten, sie enthält Eingangs-, Ausgangsrechnungen sowie Barbelege. Um diese Datei zu verarbeiten, müssen die Seiten getrennt und für jeden Beleg – ob eine oder mehrere Seiten stark – eine Datei erstellt werden.

Bislang war dazu menschliche Arbeit nötig:

  1. Aufkleber: Vor dem Digitalisieren wird auf jede Rechnung ein Barcode aufgeklebt. Die Software erkennt den Barcode als erste Seite und führt die Seitentrennung durch.
  2. Handarbeit: Ein Mitarbeiter sieht die gesamte Datei durch und trennt die Belege manuell in einzelne Dateien.

Da einige Softwareanbieter eine Datei pro gescannter Seite erstellen, ergibt sich auch das umgekehrte Problem: mehrere Dateien müssen wieder zu dem ursprünglichen, mehrseitigen Beleg zusammengefügt werden. Genau wie im ersten Fall können Aufkleber oder Handarbeit das Problem lösen. Aber es geht auch bequemer.

Künstliche Intelligenz erkennt für jeden Beleg den Kopf, den Mittelteil inklusive der Rechnungspositionen und den Fuß. Bei erstmals gescannten Belegen kann ein Mitarbeiter die Erkennung kontrollieren und wenn nötig korrigieren.

Die Software lernt aus solchen manuellen Eingriffen und leitet daraus allgemeine Regeln ab.

So erkennt die Software zum Beispiel nach einem erstmaligen Anlernen künftig Eingangsrechnungen mit angehängten Lieferscheinen von allein.

 

Rechnungen automatisch erfassen – künstliche Intelligenz für Datenextraktion

Die Ausgangslage: Um bei wiederkehrenden Belegen alle Informationen zuverlässig zu erkennen, werden in Standardsoftware sogenannte “Templates” verwendet. Sie definieren, an welcher Stelle des Beleges welche Information extrahiert wird. In herkömmlicher Software müssen diese Templates meist aufwändig per Hand erstellt und  gewartet werden. 

Anders mit der Nutzung von künstlicher Intelligenz: hier erstellt eine künstliche Intelligenz die Templates auf Basis von historischen Daten. Typische Merkmale sind: Lieferant/Name, Rechnungsnummer, Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz und -betrag, Datum usw.

Die kI-Software lernt dabei laufend dazu. Ändert ein Lieferant sein Rechnungslayout, erkennt die Software die Änderungen und passt das Template automatisch an. Ist es für die Belegverarbeitung notwendig, dass weitere Felder ausgelesen werden, dann gibt der Mitarbeiter das jeweilige Merkmal bei der nächsten Bearbeitung manuell ein. Die selbstlernende Software erkennt das neue Feld und ergänzt das bestehende Template.

 

Belege automatisch buchen – künstliche Intelligenz für die Belegbuchung

Die Ausgangslage: Sind die Rechnungsmerkmale vollständig, ist die Buchungszeile noch nicht vollständig. Es fehlen zur Verbuchung des Beleges weitere Merkmale wie Konto, Buchungsschlüssel oder Belegtext. Die Eingabe dieser Merkmale kann manuell durch den Mitarbeiter erfolgen, durch von Mitarbeitern per Hand definierter Regeln oder durch künstliche Intelligenz.

Die Verbuchung erfolgt in herkömmlicher Software ohne kI durch ein vordefiniertes Regelwerk. Der Mitarbeiter legt manuell eine Regel an. Sind die Kriterien erfüllt, wird die Buchung durchgeführt und ein Belegtext vergeben. 
 
Problemquellen dabei: 
 
  • Jede Regel muss per Hand angelegt werden. 
  • Viele solcher Regeln können die einzelnen Positionen von Rechnungen nicht erfassen – sowohl den Positionstext wie auch den Betrag der Position. 
  • Regeln müssen außerdem aufwändig gepflegt werden. Es gibt keine automatisierte Kontrolle. Werden die Regeln zum Buchen von Belegen hingegen durch kI-Software erstellt, dann werden auch die zugrundeliegenden Annahmen kontrolliert.

 

In kI Software werden Konto und Gegenkonto automatisch ermittelt. Die Regeln für Ausgangs-, Eingangsrechnungen oder Barbelegen werden von einer selbstlernenden Software basierend auf der Buchungshistorie erstellt. Die dafür notwendigen Trainingsdaten werden einfach aus dem Buchhungs-Journal ermittelt – ganz ohne menschliches Zutun.

Die Robustheit der Regeln, die durch Künstliche Intelligenz erstellt werden, steigt mit der Anzahl der verwendeten Merkmale einer Rechnung. Neben üblichen Merkmalen wie Name des Lieferanten, IBAN, Steuer-Nummer oder Umsatzsteuer-ID wird zur Erstellung des Modells auch der Text auf der Rechnung sowie Betragshöhe, Positionstexte sowie Mengeneinheiten herangezogen.

 

Digitale Belegverarbeitung und künstliche Intelligenz

Der Anteil der Papierrechnungen liegt in Europa noch immer bei mehr als 80 Prozent, schätzt die Europäische Kommission. Eingangs-, Ausgangsrechnungen sowie Barbelege sind die in der Buchhaltung am häufigsten verarbeiteten Belege. Das Digitalisieren der Papierbelege wird uns noch lange begleiten. Doch selbst wenn alle Belege in einem strukturierten Format wie z.B. ZUGFeRD von Lieferanten aus In- und Ausland versendet werden, muss der Beleg kontrolliert und verbucht werden. Die künstliche Intelligenz weist dabei den Weg und ist fester Bestandteil der digitalen Buchführung.


Insbesondere in Kombination mit modernen Technologien des Belegeingangs lassen sich Bilanzierer und die Einnahmen-Überschuss Rechnung automatisiert verarbeiten. Außerdem ist kI für die Rechnungsverarbeitung Grundlage für Eingangsrechnungs-Workflows.