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Organisation Ihres Belegeingangs

Für den digitalen Belegeingang stehen viele Möglichkeiten bereit: Web-Scanner, Sharepoints, Apps, Portale, E-Mail. Wie lassen sich diese Technologien optimal nutzen?

Web-Scanner

Noch steht in vielen Fällen am Anfang der Belegkette das Papier. Mit einem Scanner lassen sich Papierbelege digitalisieren. Das erfordert neben den eigentlichen Handgriffen auch noch etwas Dateimanagement, aber mit einem Web-Scanner lässt sich das etwas eleganter lösen:

Ein „Web-Scanner“ ist eine Software, die einen vorhandenen Scanner direkt anspricht und die Belege in einem Zug in die digitale Buchhaltung überführt – ohne dass Sie die erzeugten Dateien eigenhändig bewegen müssen. Mit dem im Beleg-Portal inbegriffenen Web-Scanner brauchen Sie also kein weiteres Gerät, sondern können vorhandene Hardware nutzen und sparen sich Handgriffe.

Sharepoints

Online-Dateiablagen wie dropbox.com oder box.com sind weltweit erreichbar und  bei Millionen Nutzern beliebt. Doch auch hier müssen die Dateien manuell abgelegt werden. Für das Übertragen in die Buchhaltung wiederum nutzt das Beleg-Portal das so genannte Filecrawling. Der Wermutstropfen dabei: Die Nutzer müssen diesen Prozess selbst dokumentieren, warten, gegebenenfalls zertifizieren und die Nutzungsbedingungen der oft außereuropäischen Anbieter akzeptieren.

E-Mail

Einfach und empfehlenswert ist hingegen das Einrichten von E-Mailadressen wie rechnungen@meinegmbh.com für den Belegeingang. Lieferanten schicken alle Belege als Anhang dorthin. Das Beleg-Portal kann mit diesem Maileingang verknüpft werden, die Übertragung der Anhänge in die Buchhaltung geschieht dann automatisch.

Portale

Viele Lieferanten und Dienstleister bieten ihren Kunden Portale an, auf denen digitale Rechnungen heruntergeladen werden können. Mit Diensten wie getmyinvoices.com oder invoicefetcher.de kann die Abholung und Weiterleitung dieser Dokumente in die Buchhaltung automatisiert werden – für alle Portale, die ein Mandant nutzt.

Web-Upload

Nicht zuletzt bietet das Beleg-Portal eine Upload-Möglichkeit, die Unternehmen einfach in ihre bestehende Website integrieren können.


Ein Beleg-Portal bündelt alle relevanten Technologien zum Belegeingang – und verschafft Ihnen einen Vorsprung bei der Digitalisierung. Mit dem Beleg-Portal sind Sie beim Thema Belegempfang gut aufgestellt und bestens gerüstet für eine automatisierte Weiterverarbeitung: Über Workflows rund um den Belegeingang, künstliche Intelligenz zum Auslesen von Rechnungsmerkmalen und anschließende Services wie ein online zugängliches Belegarchiv oder individuelle Dashboards informieren Sie weitere Beiträge in diesem Blog.