Die Abläufe rund um Prüfung und Freigabe von Rechnungen unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Und nicht immer sind diese Abläufe schriftlich fixiert. Wie kann Software den Prozess der Rechnungsfreigabe unterstützen?

Welche Vorteile bietet ein Freigabeprozess?

Ein reibungsloser Rechnungsfreigabe Workflow

  • schafft Transparenz, indem die Regeln nachlesbar festgehalten werden.
  • spart Kosten, Stichwort: Skonto-Optimierung.
  • führt zu besseren Lieferantenbeziehungen.

Die Kunst dabei ist, die Integration dieses Prozesses in die Buchhaltung und das Managen des Belegflusses dabei. Ohne Software-Unterstützung ist das nur schwer möglich. Denn: Die Abläufe rund um Prüfung und Freigabe von Rechnungen unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Und nicht immer sind diese Abläufe schriftlich fixiert. Gerade in kleineren Unternehmen sind sie oft nur Teil der mündlichen Geschäftskultur.

Komplexe Verantwortlichkeiten erschweren diesen Prozess zusätzlich. Oft sind zu viele Mitarbeiter im Freigabeprozess beteiligt und ihre Verantwortungen überschneiden sich. Zudem kann Abwesenheit aufgrund von Urlaub oder Krankheit den Prozess aufhalten.

Wie kann Software den Prozess der Rechnungsfreigabe unterstützen?

Indem sie Mitarbeitern hilft, die Eingangsrechnungen unabhängig vom Transportweg entgegen zu nehmen, die Rechnungsinformationen ausliest und auf Basis der erkannten Informationen vordefinierte Arbeitsabläufe anstößt. Genau hierfür ist ein Beleg-Portal konzipiert. 

Wie ein Trichter fängt das Beleg-Portal jede Form von digitalisierten Rechnungen auf – seien es Mail-Anhänge, Rechnungen aus online-Portalen, per Handy fotografierte oder lokal eingescannte Belege. Mehr dazu im Blog “Belegeingang”.  

Im zweiten Schritt geht es um das Auslesen der Rechnungsmerkmale. Das Beleg-Portal setzt dabei auf künstliche Intelligenz (KI): Rechnungsmerkmale werden automatisch erfasst. Insbesondere werden auch Zahlungsinformationen, Skonto Informationen und Zahlungsziele erkannt. Diese Information legt die Grundlage für den Rechnungsfreigabe Workflows von Eingangsrechnung oder Reisekosten. 

Ein Beleg-Portal hilft Mitarbeitern, die Arbeitsschritte koordiniert durchzuführen und fasst die einzelnen Aufgaben in Aufgabenlisten zusammen. Mehrstufige Freigabeprozesse können definiert und automatisiert ausgeführt werden. Zum Beispiel wird so bei Überschreiten eines bestimmten Rechnungsbetrages automatisch eine Freigabe des Managements eingeholt. Und bei Abwesenheit eines Mitarbeiters wird die hinterlegte Vertretung mit der Aufgabe betraut – ganz automatisch.

Möchten Sie das Beleg-Portal testen? Kontaktieren Sie uns über contact@abacus.ac oder schreiben Sie uns hier im Chat.